Elektronisk överföring mellan datasystem – Electronic Data Exchange, EDI – har funnits sedan 90-talet. EDI är ett effektivt sätt att utbyta information men trots detta har metoden inte fått riktigt den utbredning man kanske kunde förvänta.
-Grundtanken med EDI är att olika system ska prata med varandra direkt istället för att människor ska sitta och registrera information. Utmaningen är att hitta ett enhetligt språk som alla system talar, säger Ann Nyström, vd på Viaduct som har lång erfarenhet av EDI och arbetar med att koppla ihop så många företag som möjligt i ett spindelnät av EDI.
Det finns många olika EDI-standarder med namn som till exempel Odette för bilindustrin, världsstandarden Edifact, Svefamiljen som används av offentlig sektor i Sverige och VDA som är vanligt i Tyskland.
-Dessa standarder – eller ”språk” - är väl etablerade och används av många, vilket gör det lite enklare för företag att knyta ihop sig. Det som försvårar är att det också finns ett flertal dialekter inom varje språk, säger Ann.
Problemet med EDI blev att man tidigt insåg att det inte är så lätt att lära sig prata ett nytt språk. Då kom tolkarna, som får olika system att förstå varandra.
-Vi fungerar som en sådan tolk. Men det är fortfarande svårt att hitta ett enhetligt språk, även om det görs ordentliga försök på området, bland annat Peppol-satsningen som är ett europeiskt projekt för att möjliggöra utökad elektronisk affärskommunikation inom alla områden, fortsätter hon.
Effektiviserar verksamheten på flera sätt
Den stora vinsten för företag som använder sig av EDI ligger i att det spar mycket tid och att man får bort fel som kan uppstå när människor matar in information.
-Människor ska läsa informationen, tolka den och göra analyser. Maskiner ska mata in information. Det ger organisationen möjlighet att använda sina resurser för merförsäljning och prognoser istället för statiska uppgifter, säger Ann.
Mest effektiv är EDI när den används i hela kedjan, från prislista, order, ordersvar, leveransavisering till fakturering och uppföljning. En helintegrerad kedja genererar kostnadsbesparingar, frigörande av interna resurser och kundnytta.
-Alla kan ha nytta av EDI, men särskilt företag och branscher med många repetitiva aktiviteter drar extra stor nytta av EDI-hantering, säger Ann.
Lager- och logistiksidan är ett segment där EDI är till stor nytta och där man har mycket att vinna på att system kan kommunicera med varandra. EDI kan bland annat bidra till att hålla lagernivåerna nere, att automatisera och effektivisera verksamheten och förbereda leveranser i god tid.
WMS till lagerhotell
Ongoing Warehouse är ett mjukvaruföretag som levererar lagerstyrningssystem (WMS) till lagerhotell, alltså till företag som arbetar med tredjepartslogistik. Företaget har verksamhet i nio länder runt om i världen och Gerhard Guron, vd, säger att intresset för lagerstyrning for tredjepartslogistik är stort, inte minst i Norge där det ofta förekommer äldre lagerstyrningssystem.
- Det är helt avgörande för att driva en framgångsrik verksamhet inom varuförsörjning idag att systemen man använder går smidigt att integrera, säger han.
-Vi som systemleverantör av ett WMS-system till 3PL-branschen måste lägga mycket fokus på att vårt system enkelt går att integrera med kringliggande system som exempelvis affärssystem, e-handelsplattformar och olika transportadministrativa system. Våra kunder kräver det, fortsätter han.
Enhetlig standard ett måste?
Ongoing Warehouse har utvecklat ett eget så kallat API som har fått bred spridning. API:et gör det enkelt för systemutvecklare att integrera ett system med Ongoing.
Vanligast är att lagerhotellets kunder vill integrera sitt affärssystem eller sitt e-handelssystem med Ongoing. Standarden tar hand om olika typer av orderinformation från 3PL-kunderna och för automatiskt över dem till Ongoing Warehouse lager. Efter att orderna är plockade och packade skickas de över elektroniskt till ett transportadministrativt system som Unifaun eller Consignor. Dessa IT-företag har EDI-kopplingar till de flesta transportörer på den nordiska marknaden. På det sättet skickas varorna snabbt och smidigt ut till slutkunden.
- Tekniken utvecklas snabbt. Bra, moderna system kan med hjälp av dagens teknik ganska enkelt kommunicera med varandra även om det inte finns någon gemensam standard. Äldre standarder, som Edifact fungerar inte så bra i dagens samhälle. Det är delvis föråldrat, för dyrt och kanske också för krångligt.
Ongoing Warehouse system är webbaserat. På deras hemsida finns den information som behövs för att olika företag ska kunna integrera sina system med Ongoing Warehouse.
-Enligt alla bedömningar är det webbaserade system som kommer att dominera i framtiden. Det går snabbt att komma igång, kunden betalar en fast månadskostnad och får det stöd och råd som behövs, lätt tillgängligt dygnet runt, säger Gerhard.
Ann är helt enig i att det troligen kommer att vara webbaserade EDI-system, centrala kopplings- eller ”översättningspunkter”, som kommer att vara den vanligaste lösningen i framtiden. Den speciella kompetens som krävs kan då samlas till en central punkt och användarna fokusera på kärnverksamheten istället för på EDI-tekniken.
-Jag har jobbat med EDI sedan 90-talet och det har pågått ett ständigt arbete med att försöka få en enda standard. Tyvärr verkar detta inte kunna uppnås inom överskådlig tid, säger hon.
Viaduct ger därför istället högsta prioritet till arbetet med att skapa så effektiva processer och så bra teknik som möjligt när det gäller att koppla samman företag. Visionen är fortsatt att EDI ska vara möjlig för alla.
Fakta
EDI är elektroniska affärsdokument, leveransplaner och annan affärsinformation som skickas elektroniskt. Streckkoder och OCR är komplement.
Det finns olika sätt att använda EDI. Antingen som molntjänst eller genom att implementera den i företagets affärssystem. Det senare är dyrare men kan passa stora företag. Används en molntjänst ligger order, fakturor, kundregister med mera på en webbsida där företaget loggar in för att hantera EDI-flödet. En API är en dörr till ett bibliotek av tjänster som man kan komma åt med hjälp av koder från den som kontrollerar systemet.
Använder man sig av en mellanhand – en ”tolk” – kan även mindre företag inkorporera EDI-lösningar i sina system till en rimlig kostnad.
