De flesta kampanjtopparna är inte en överraskning. De inträffar vid Black Week, inför högtider, under säsongsskiften, i samband med produktlanseringar eller vid stora rabatter och går ofta att förutse på långa vägar. Ändå hamnar många organisationer i samma läge varje gång det inträffar. De har problem med att accelerera i takt med trycket. Snabba leveranser utlovas, lagret jobbar ikapp, kundservice får hantera missnöje när löften inte uppfylls och ekonomin räknar på vad det hela kostade i efterhand. Därför krävs skräddarsydda åtgärder i rätt ordning innan försäljningstrycket slår till.
Börja med en lägesbild
Fyra till sex veckor innan kampanjen bör ni göra en snabb genomgång av siffror och förutsättningar. Titta på förra årets topp och jämför med nuläget. Har sortimentet förändrats? Har ni fler småordrar eller fler stora kollin? Har ni produkter med specialkrav som farligt gods eller skrymmande emballage? Hur såg försäljning och leverans ut föregående år?
Lägg särskild vikt vid det som brukar ställa till det. De vanligaste bovarna är många otydliga packinstruktioner och kampanjer som bara driver en viss typ av beställningar som är svåra att uppfylla. Gör sedan en förberedande lista med antaganden om förväntad volym, ordermix och servicenivå samt vad som krävs för att kunna nå dem.
Nästa steg är att bestämma vad som inte får ändras sent. Kampanjpriser kan marknadsavdelningen ofta justera snabbt. Lager, plock och transport kan inte göra det på samma sätt. Sätt därför ett datum då planen ska låsas. Det kan handla om cut-off-tider, bemanningsplan och vilka produkter som ska ha extra kontroll. Lägg även in en regel för sena ändringar. Om någon vill lägga till en kampanjprodukt efter låsdatum krävs ett tydligt ja från alla delar i drift.
Förbered lagret för högt tempo
I många verksamheter är det inte plocket som är problemet. Det är pack och kontroll som bromsar. Därför är det smart att se över packstationerna tidigt. Har ni rätt emballage och hur långt räcker den tejp, fyllnad, etiketter och fraktdokument som finns i nuläget? Finns det tydliga packinstruktioner för produkter som är känsliga eller skrymmande? Detaljer som saknade kartongstorlekar kan bromsa mycket under en peak. Det kan även vara värt att tänka över vad som är viktigt för ert val av förpackningar, till exempel om ni ska välja emballagetyper som minskar plastavfallet.
Se också över plocklogiken. Kan ni flytta storsäljare till den närmaste platsen för plock? Kan ni batchplocka vissa ordertyper? Målet är att göra flödet mindre beroende av enskilda personer och att förbereda det som går i förväg.
Sätt realistiska leveranslöften
Många toppar spårar ur för att leveranslöften blir en marknadsfråga och inte en operativ fråga. Gör leveranslöftet till en gemensam produkt och kommunicera löftena tydligt till kunden. Lova hellre en leveranstid ni kan leva upp till än en som alltid blir försenad. Det som skapar irritation är inte antalet leveransdagar utan att garantierna inte lever upp till verkligheten.
Vid återkommande toppar blir tredjepartslogistik ett sätt att skapa luft i systemet utan att bygga upp en permanent överkapacitet. Med en bra partner för 3PL kan ni skala lagerutrymme, plock och pack samt bemanning när volymerna sticker iväg. Det skapar i sin tur stabilare processer under peak eftersom arbetsinstruktioner, scanning och kvalitetskontroller ofta är standardiserade. För företag som växer snabbt eller har tydliga säsonger blir det en stor skillnad från att ständigt jaga ikapp till att leverera med kontroll.
Planera för avvikelser och följ upp
En peak utan avvikelser finns inte. Frågan är bara om ni är redo när de kommer. Bestäm vilken åtgärd som gäller i förväg så att de också blir till vana. Några exempel är vid händelse av felplock, borttappade paket, transportförseningar eller brist på packningspersonal.
Gör också en plan för kundservice, då frågorna ökar med ökad beställningsvolym. Se till att kundservice har tillgång till rätt statusar och att ni har standardtexter som går att återanvända.
Avsätt tid varje dag under kampanjen för en kort avstämning. Titta på backlog, plockprecision, packkapacitet och transporthämtningar och justera småsaker direkt. Peakplanen behöver också ta hänsyn till returvågen. Den kommer ofta 7 till 14 dagar efter kampanjen beroende på produkt. Den vågen påverkar också lagerplats, kvalitet och kundservice. Om ni inte planerar för den binder ni kapital och skapar merarbete som spiller över på nästa kampanj. Sätt därför ett mål för tid att få tillbaka något i lager igen och planera bemanning även efter kampanjen. Peaken slutar inte när sista ordern är skickad.
När peaken sedan är över bör ni göra en debrief för att komma fram till vad som bör ändras inför nästa gång. Nästa topp brukar nämligen komma snabbare än man tror.
